প্রতিবেদন রচনার নিয়ম বা পদ্ধতি ও শ্রেণি বিভাজন

Spread the love

প্রতিবেদন রচনার নিয়ম বা পদ্ধতি ও শ্রেণি বিভাজন

কোন বিষয় বা ঘটনা সম্পর্কে প্রয়োজনীয় তথ্য অনুসন্ধান এরপর সে বিষয় বা ঘটনা সম্পর্কে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নিকট যে বিবরণ পেশ করা হয় তার নাম প্রতিবেদন। প্রতিবেদন কথাটির ইংরেজি প্রতিশব্দ ‘Report’। ‘Report’ শব্দের আভিধানিক অর্থ বিবৃতি, বিবরণ বা সমাচার তবে বাংলা ভাষার ক্ষেত্রে ‘Report’ এর প্রতিশব্দ ‘প্রতিবেদন’ সবচেয়ে বেশি প্রচলিত এবং ব্যবহৃত হচ্ছে। প্রতিবেদন যিনি তৈরি করেন তাকে বলা হয় প্রতিবেদক। প্রতিবেদক এর কাজ কোন বিষয়ে যথাযথ তথ্য, উপাত্ত,পরিসংখ্যান, সিদ্ধান্ত ও ফলাফল সম্পর্কে অনুসন্ধানী বিবরণ উপস্থাপন করা। ব্যক্তিগত, পারিবারিক ,সামাজিক ও জাতীয় প্রয়োজনে অনেক প্রতিবেদন বিশেষ ভূমিকা পালন করে।একটি প্রতিবেদন যদি বস্তুনিষ্ঠ ও তথ্যনির্ভর হয় তবে বর্তমান প্রেক্ষাপটে প্রতিবেদনটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করতে পারে। প্রতিবেদনটি হতে হবে অবশ্যই নিরপেক্ষ।কোন ঘটনা বা বিষয়ের যথাযথ পর্যালোচনা এবং সত্যতা প্রতিবেদনে প্রকাশ পাবে।

প্রতিবেদনের বৈশিষ্ট্য:

১.  প্রতিবেদনটি নিয়ম অনুযায়ী ও নির্দিষ্ট কাঠামোর মধ্যে রচিত হতে হবে।
২. জটিল বিষয়ে অতি সাধারণ ও সহজ সরল ব্যাখ্যা প্রদান করতে হবে।
৩. প্রতিবেদনটি বস্তুনিষ্ঠ ও তথ্য নির্ভর হতে হবে।
৪. প্রতিবেদক কোন প্রকার আবেগ বা ভাব প্রকাশ করতে পারবে না। আবেগ সংযত করে প্রয়োজনীয় বক্তব্য প্রতিবেদন উপস্থাপন করতে হবে।
৫. প্রতিবেদনের ধারাবাহিকতা কোনভাবেই যেন ক্ষুন্ন না হয় সে দিকে লক্ষ্য রাখতে হবে।
৬. প্রতিবেদনে পূর্ববর্তী অংশের সঙ্গে পরবর্তী অংশের সামঞ্জস্য থাকতে হবে।
৭. প্রতিবেদনের বিষয়বস্তুকে অনুচ্ছেদ অনুসারে ভাগ করতে হবে। প্রতিটি অনুচ্ছেদে ভিন্ন ভিন্ন ঘটনার বিবরণ থাকবে এবং অনুচ্ছেদ শুরু হবে প্রাসঙ্গিক বাক্য দিয়ে।

একটি প্রতিবেদন হবে সার্বজনীন তথা যেকোনো পাঠক তার দৃষ্টিভঙ্গির আলোকে মন্তব্য করতে পারবে। প্রতিবেদন হল একটি সুসংগঠিত তথ্যগত বিবৃতি তাই প্রতিবেদন রচনার ক্ষেত্রে যথেষ্ট সর্তকতা ও পর্যালোচনা করতে হবে।

প্রতিবেদনকে নির্দিষ্ট শ্রেণিতে বিভাজন করা সম্ভব নয়। বিভিন্ন বিষয়ের উপর ভিত্তি করে প্রতিবেদন রচিত হয়ে থাকে। তবে মোটামুটি প্রতিবেদনকে দুই ভাগে ভাগ করা যায়। যথা:-

১. সংবাদ প্রতিবেদন
২. দাপ্তরিক বা প্রাতিষ্ঠানিক প্রতিবেদন

১. সংবাদ প্রতিবেদন-  সংবাদপত্রে  প্রকাশের উদ্দেশ্যে রচিত কোন প্রতিবেদনকে সংবাদ প্রতিবেদন বলা হয়। সংবাদ প্রতিবেদন সাধারণত নিজস্ব প্রতিবেদক বা সংবাদদাতা দ্বারা রচিত হয়ে থাকে। অনেক সময় দেশি-বিদেশি বিভিন্ন সংস্থার দ্বারা সংবাদ সংগ্রহ করা হয়। সংবাদপত্রে প্রকাশের জন্য প্রতিবেদন রচনা করাই এ জাতীয় প্রতিবেদনের উদ্দেশ্য।

২. দাপ্তরিক বা প্রাতিষ্ঠানিক প্রতিবেদন-  দাপ্তরিক বা প্রাতিষ্ঠানিক প্রতিবেদন এমন এক ধরনের বর্ণনা থাকে যেখানে কোন ঘটনাযর স্থান বা অবস্থার বিষয় যাচাই এবং সে সম্পর্কে তথ্য উপাত্ত তুলে ধরা হয়। এই জাতীয় প্রতিবেদনের ওপর বিশেষ সিদ্ধান্ত গ্রহণের সম্ভাবনা থাকে। স্থানীয় কোন ঘটনা যা মানুষের জীবনে বিরূপ প্রভাব ফেলছে এমন বিষয়ের উপর প্রতিবেদন রচনা করে যথাযথ দপ্তর বা প্রতিষ্ঠানের দায়িত্বরত কর্মকর্তাদের দৃষ্টি আকর্ষণ করা হয়ে থাকে। স্থানীয় জনগণ তাদের বৃহৎ অসুবিধার কথা জানিয়ে সংবাদপত্রে প্রকাশের উদ্দেশ্যে  সংবাদপত্রের সম্পাদক বা সংশ্লিষ্ট দপ্তরে প্রেরণ করতে পারে।

সাধারণ প্রতিবেদনের  প্রধানত চারটি ভাগে থকে-

১.  শিরোনাম
২.  প্রারম্ভিক বা সূচনা অংশ
৩. মূল বিষয়বস্তু
৪.  প্রতিবেদকের নাম, ঠিকানা, স্বাক্ষর ও অন্যান্য

১.  শিরোনাম-  যে বিষয় সম্পর্কে প্রতিবেদনটি তৈরি হবে তার একটি আকর্ষণীয় শিরোনাম উপস্থাপন করতে হবে। শিরোনামটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কারণ প্রতিবেদনটি পড়ার ক্ষেত্রে আকর্ষণীয় শিরোনাম মুখ্য ভূমিকা পালন করে।

২. প্রারম্ভিক বা সূচনা অংশ-  সূচনা অংশ বা প্রারম্ভিক অংশে প্রতিবেদন সম্পর্কে চিত্তাকর্ষক বর্ণনা থাকবে। এই প্রতিবেদনের অন্যান্য অংশের থেকে এই অংশের গুরুত্ব অনেক বেশি। এই অংশে আকৃষ্ট হলে তবেই একজন পাঠক পরিপূর্ণ প্রতিবেদনটি পাঠ করতে উৎসাহ বোধ করবে। প্রতিবেদনের পরবর্তী ঘটনা সমূহের একটি পূর্বাভাস সূচনা অংশে দেওয়া থাকবে।

৩.  মূল বিষয়বস্তু-  কে, কী, কবে, কোথায়, কেন  এই পাঁচটি প্রশ্নের উত্তর প্রতিবেদনের মূল বিষয় গুলোর মধ্যে উপস্থাপিত থাকবে। প্রতিবেদনটি অবশ্যই বিষয়বস্তু ও তথ্যনির্ভর আলোচনা হতে হবে। ঘটনার আদ্যোপান্ত সুচারুভাবে পর্যবেক্ষণ করে তারপর প্রতিবেদনটি রচনা করতে হবে। কোনভাবেই যেন পাঠক শ্রেণি প্রতিবেদনের মধ্যে অতিরঞ্জিত বা অসামঞ্জস্য কিছু প্রত্যক্ষ করতে না পারে। ঘটনার অবশ্যই অনুসন্ধানমূলক বিবরণ উপস্থাপন করতে হবে।

৪. প্রতিবেদনের নাম, ঠিকানা, স্বাক্ষর ও অন্যান্য বিষয়-  এই অংশে প্রতিবেদকের নাম ঠিকানা, প্রতিবেদন তৈরির সময়, তথ্য প্রমাণের জন্য প্রয়োজনীয় সংযুক্তি ইত্যাদি উল্লেখ করতে হবে। তবে সংবাদপত্রের জন্য রচিত প্রতিবেদনের ক্ষেত্রে এই অংশটি সবার প্রথমে ব্যবহার করতে হবে।

প্রতিবেদন রচনার ক্ষেত্রে উপরোক্ত বিষয় সমুহ বিশেষভাবে খেয়াল রাখা প্রয়োজন। দাপ্তরিক প্রতিবেদনের ক্ষেত্রে বিশেষত সংবাদপত্রে প্রতিবেদন প্রকাশ করতে চাইলে অথবা কলেজ সম্পর্কিত প্রতিবেদন উপস্থাপনের ক্ষেত্রে একটু ভিন্নতা রয়েছে। সংবাদপত্রে প্রতিবেদন প্রকাশ করতে চাইলে সম্পাদকের বরাবর একটি আবেদন পত্র সহ প্রতিবেদন সংযুক্ত করতে হবে। কলেজ সম্পর্কিত প্রতিবেদন উপস্থাপন করতে হলে শুরুতে অবশ্যই অধ্যক্ষ বরাবর  প্রেরণের প্রাসঙ্গিকতা উপস্থাপন করতে হবে।

Leave a Comment

Your email address will not be published.

Scroll to Top