কার্যবিবরণী লেখার পদ্ধতি বা নিয়ম

কার্যবিবরণী লেখার পদ্ধতি বা নিয়ম

কার্যবিবরণী একটি পারিভাষিক শব্দ। কোন সভায় আলোচ্যসূচি অনুসারে বিভিন্ন বিষয়ে আলোচনা ও সে সম্পর্কে গৃহীত সিদ্ধান্তের লিখিত রূপকে কার্যবিবরণী বলা হয়। বিস্তারিত আলোচনার সংক্ষিপ্ত রূপ কার্যবিবরণীতে উল্লেখ করা হয়। সভায় উপস্থিত সকলের আলোচনা ও সিদ্ধান্ত স্থায়ী ভাবে সংরক্ষণ করার জন্য কার্যবিবরণী তৈরি করা হয়। কার্যবিবরণীকে কাজের বর্ণনাও বলা যায়। এর মাধ্যমে ভবিষ্যৎ কর্মপরিকল্পনা গ্রহণ করে।কোনো প্রতিষ্ঠানের স্থায়ী উন্নয়নকল্পে পরিচালকমণ্ডলীর দ্বারা সভা অনুষ্ঠিত হয়। সাধারণ সভা, জরুরি সভা, পরিচালনা সভা ইত্যাদি নানা রকমের সভা অনুষ্ঠিত হয়ে থাকে। প্রত্যেক সভার বৃহৎ সিদ্ধান্তগুলো সংক্ষিপ্ত আকারে উপস্থাপনের জন্য কার্যবিবরণী রচনা করা হয়। কার্যবিবরণীর ইংরেজি প্রতিশব্দ Resolution।

কার্যবিবরণী এর সংজ্ঞা হিসেবে কিছু মন্তব্য নিম্নে উপস্থাপন করা হলো-

১. একটি সভায় গৃহীত কোন সঠিক ও সংক্ষিপ্ত প্রাতিষ্ঠানিক রেকর্ড হল কার্যবিবরণী।
২. একটি সভার কার্যক্রম ও গৃহীত সিদ্ধান্তের প্রাতিষ্ঠানিক রেকর্ড সমূহকে বলে কার্যবিবরণী।

সভার কার্যবিবরণী দুই ভাগে ভাগ করা যায়-

(ক) কার্যবিবরণী এর বর্ণনা।
(খ) গৃহীত সিদ্ধান্ত সমূহ।

কোন সভার কার্যবিবরণী রচনা ও সংরক্ষণ করা একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। কোন প্রতিষ্ঠান বিভিন্ন সময় যেসব সিদ্ধান্ত গ্রহণ করে তার ওপর নির্ভর করে প্রতিষ্ঠানের ভবিষ্যৎ কর্মপরিকল্পনা। প্রতিষ্ঠানে দায়িত্বরত কর্মকর্তাগণ গৃহীত সিদ্ধান্ত সমূহ বাস্তবায়নে কাজ করে। প্রতিষ্ঠানের কর্মকর্তাগণ পরিবর্তন হলেও কার্যবিবরণী প্রতিষ্ঠানের স্থায়ী দলিল হিসেবে কাজ করে। কার্যবিবরণীর মাধ্যমেই একটি প্রতিষ্ঠান যথাযথভাবে পরিচালিত হতে পারে।

কার্যবিবরণী লেখার পদ্ধতি –

সভা আহ্বানের জন্য দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ( সভাপতি) একটি নোটিশের মাধ্যমে সভা অনুষ্ঠিত হবার যথাযথ সময়, স্থান, তারিখ, ও আলোচ্যসূচি সম্পর্কে অবহিত করে সভায় উপস্থিত থাকা প্রয়োজন এমন সদস্যদের নিকট নোটিশ প্রেরণ করবেন। সভা অনুষ্ঠানের দিন কার্যবিবরণী লেখার দায়িত্ব সাধারণ সম্পাদক বা সচিব পালন করে থাকেন। কার্যবিবরণী লেখার সময় প্রয়োজনীয় কিছু দিক অবশ্যই খেয়াল রাখতে হবে।

১. প্রথম অংশে অর্থাৎ কার্যবিবরণীর শুরুতেই খাতার মাঝখানে সভার স্থান, তারিখ ও সময় উল্লেখ করতে হবে।
২. দ্বিতীয় অংশে উক্ত সভায় উপস্থিত সদস্যগণের নাম ও স্বাক্ষর থাকবে।
৩. উক্ত সভায় সভাপতির উপস্থিত থাকার মধ্য দিয়ে আলোচ্যসূচি অনুসারে আলোচনা পর্ব শুরু হবে।
৪. আলোচ্যসূচি অনুসারে বিস্তারিত আলোচনা ও সিদ্ধান্ত গ্রহণ লিপিবদ্ধ করতে হবে।
৫. সভাপতি মহোদয় সকলকে ধন্যবাদ জানিয়ে সভার সমাপ্তি ঘোষণা করবেন।
৬. সমাপ্তি ঘোষণার নিচে ডান পাশে সভাপতি এবং বাম পাশে সদস্যসচিব বা সাধারণ সম্পাদক তারিখসহ স্বাক্ষর প্রদান করবেন।

কার্যবিবরণী লেখার সময় অবশ্যই সহজ, সরল ও অতি সাধারণ শব্দ ব্যবহার করতে হবে। অফিস-আদালত, স্কুল-কলেজ, শিল্প কারখানা সহ বিভিন্ন প্রতিষ্ঠানে কার্যবিবরণী একটি প্রয়োজনীয় বিষয়। কার্যবিবরণী যথাযথভাবে লেখার পদ্ধতি সম্পর্কে জ্ঞান লাভ করলে ভবিষ্যৎ জীবনে শিক্ষার্থীরা অত্যন্ত দক্ষতার সাথে কার্য পরিচালনা করতে পারবে।